Untuk melakukan audit baik internal maupun eksternal memang faktor jam terbang sangat menentukan kualitas auditnya baik dari faktor kejelian, insting, hingga kemampuan melihat dampak dari temuan audit. Namun begitu, audit bukan suatu hal yang sulit dilakukan. kita bisa mempelajarinya agar bisa melakukan audit dengan baik.
Ok, hal pertama yang harus kita ketahui adalah memahami definisi dari audit. definisi ini kita acu pada standar yang sudah ditetapkan untuk melakukan audit yaitu ISO 19011 dengan versi terbaru 2018
Definisi Audit menurut ISO 19011 adalah Proses sistematis, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi.
Bukti Objektif
Data yang mendukung keberadaan atau kebenaran sesuatu
Note 1 : Bukti obyektif dapat diperoleh melalui observasi, pengukuran, tes / dengan cara lain.
Note 2 : Bukti obyektif untuk keperluan audit (3.1) umumnya terdiri dari catatan, pernyataan fakta, atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit (3.7) dan dapat diverifikasi.
Kriteria Audit
Seperangkat persyaratan yang digunakan sebagai referensi untuk membandingkan bukti objektif
Note 1 : Jika kriteria audit adalah persyaratan hukum (termasuk undang-undang atau peraturan), kata "kepatuhan (compliance)" atau "ketidakpatuhan (non-compliance)" sering digunakan dalam temuan audit.
Note 2 : Persyaratan dapat mencakup kebijakan, prosedur, instruksi kerja, persyaratan hukum, kewajiban kontrak, dll.
Sistematis,
Independen dan
Terdokumentasi
Audit sangatlah berbeda dengan"inspeksi"atau"Sidak", pelaksanaan audit harus sistematis dalam artian harus ada perencanaan meliputi :
- Kriteria apa yang dipakai (Refrensi/Acuan : Standar, Ragulasi, Peraturan Perusahaan, dll)
- Ruang lingkup auditnya (Proses Produksi saja, Semua Divisi Perusahaan, Divisi Marketing saja, dll)
- Dokumen yang diperlukan (SOP Audit Internal, Form Checklist Audit, Audit Plan, Laporan Audit, dll)
- Kapan dan berapa lama audit dilakukan
- Siapa yang menjadi Auditornya (Lead Auditor dan Auditor Membernya beserta peran dan tanggung jawabnya)
- Dimana lokasi auditnya
- Siapa auditeenya
Sedangkan inspeksi atau sidak lebih bersifat mendadak tanpa ada rencana yang sistematis terutama terlihat dari informasi ke auditeenya. Untuk audit, auditee wajib mengetahui bahwa audit akan dilakukan dan detail kegiatannya seperti yang sudah direncanakan.
Independen audit
Mempunyai sikap netral pada saat pelaksanaan audit mutu, biasanya untuk pelaksanaan audit internal dilakukan dengan skema Cross Audit (audit lintas divisi) sehingga bisa diharapkan hasil audit lebih objektif dan independen.
Semua rencana audit yang telah ditetpkan harus terdokumentasi dan dipahami oleh auditor dan diinformasikan ke auditeenya. Pada umumnya rencana audit ini akan didokumentasikan dalam bentuk Jadwal Audit, Audit Plan dan Dokumen - dokumen pedoman pelaksanaan audit.
Contoh dokumen audit dapat didownload di blog ini, diantaranya :
Nah, cukup sampai disini untuk penjelasan mengenai definisi audit mutu ISO 9001:2015 yang mengacu pada ISO 19011:2018.
Sebenarnya masih ada banyak hal yang bisa kita explore, bisa kita pelajari, bisa kita bedah di Standar ISO 19011:2018 (Pedoman Audit Sistem Manajemen) mulai Metodenya, Pemilihan dan Evaluasi Auditornya dll.
Di artikel - artikel berikutnya akan coba saya bahas dan urai sehingga kita bisa belajar bersama
Salam
