10 Point Penting Pembuatan Laporan P2K3

Pada kesempatan kali ini, admin akan memberikan ulasan tentang bagaimana membuat laporan P2K3 sesuai dengan Peraturan menteri Tenaga Kerja Nomor 4 Tahun 1987. Secara umum Permenaker 4 Tahun 1987 menjelaskan mengenai Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja Serta Penunjukkan Ahli Keselamatan Kerja. Agar artikel lebih terarah dan mudah dipahami, tulisan ini akan dikerucutkan hanya mengenai pembuatan Laporan P2K3.

Permenaker 4 Tahun 1987, Pasal 12 :

"Sekurang - kurangnya 3 bulan sekali pengurus wajib menyampaikan laporan tentang kegiatan P2K3 kepada Menteri melalui Kantor Departemen Tenaga Kerja Setempat"

Sebagai dasar hukum, pasal 12 mensyaratkan bahwa pelaporan aktifitas P2K3 harus dilakukan 3 bulan sekali. Berikut ini adalah 10 point penting pembuatan laporan P2K3 dan format yang dapat digunakan untuk membuat laporan P2K3. secara regulasi memang tidak ada format khusus yang ditetapkan sebagai format laporan P2K3. Namun, format yang disediakan disini merupakan format yang banyak disosialisasikan dalam pelatihan AK3 Umum.

Pembuatan Laporan P2K3

1. Sebelum memulai mengisi laporan, harus disiapkan salinan pengesahan P2K3 terlebih dahulu dan salinan ini akan berfungsi agar laporan kita bisa diterima Dinas Tenaga Kerja 
2. Siapkan Cover Laporan P2K3 agar lebih rapi dan terjaga estetikanya.
3. Dibagian kepala laporan (kop), diisi dengan nama organisasi, alamat serta bagian lain yang perlu diisi. Laporan P2K3 kini ditujukan kepada kepala Dinas Tenaga Kerja yang berkedudukan di Provinsi dan memiliki kantor perwakilan hanya di beberapa Kota atau Kabupaten. Contoh untuk Industri di Kota Surabaya harus melaporkan laporannya ke Disnaker Provinsi Jawa Timur.
4. Dibagian A (data umum organisasi), diisi dengan profil organisasi sesuai dengan data yang diminta.
5. Dibagian B (data K3), diisi dengan jenis dan jumlah masing-masing personil baik personil K3 atau unit lain selain P2K3. Isi juga bagian fasilitas dan sertifikat terkait K3 yang organisasi miliki. Anda juga bisa menambahkan keahlian, unit K3, prasarana dan sertifikat lain jika diperlukan. Pada bagian penghitungan statistik kecelakaan kerja, Anda bisa mengisinya dengan panduan yang ada di sini
6. Dibagian C (Kegiatan K3), diisi dengan berbagai macam program P2K3 dan program K3 yang telah dilakukan oleh organisasi. Jika dipandang tidak cukup untuk menjelaskan di form, maka sebaiknya melampirkan dalam lembaran terpisah
7. Dibagian hambatan dan saran, isilah dengan hambatan-hambatan terkait dengan K3 yang ditemui di organisasi dan juga saran-saran baik kepada pengurus ataupun kepada Disnaker.
8. Sahkan laporan dengan tanda tangan Ketua P2K3 dan Sekretaris P2K3.
9. Setelah laporan diisi dan disahkan serta lampiran telah disusun, jadikanlah laporan P2K3 terjilid dengan rapih.
10. Serahkan laporan ke Disnaker setempat dengan membawa surat pengantar laporan dari organisasi dan juga surat bukti penyerahan laporan P2K3 yang akan ditandatangani oleh penerima laporan P2K3. Surat bukti penyerahan ini yang akan menjadi dokumen mampu telusur ketika ada audit.

Format Laporan P2K3 dapat diunduh disini

Share this post

10 Point yang harus diketahui dalam Safety Talk

Bravo QHSE !

Dalam kesempatan kali ini, kita akan membahas apa itu Safety Talk / Safety Morning Talk / Toolbox Meeting dan sejauh mana pentingnya penerapan Safety Talk. 

Safety Talk merupakan pertemuan yang dilakukan antara supervisor dengan para pekerja atau karyawan secara rutin (Periodik) dengan agenda membicarakan hal - hal mengenai K3 (misalnya, tentang isu - isu terkini, regulasi - regulasi, prosedur kerja, alat pelindung diri, potensi bahaya, dll).

ISO 45001 sebagai standart manajemen keselamatan dan kesehatan kerja telah memberikan persyaratan komunikasi, partisipasi dan konsultasi sebagai wadah untuk mengantisipasi terjadinya kecelakaan kerja.Safety talk merupakan program K3 berupa media komunikasi, partisipasi dan konsultasi yang wajib disusun oleh setiap perusahaan yang menerapkan sistem manajemen K3 tersebut.

Safety Talk sangat penting dilakukan organisasi sebagai upaya untuk melindungi pekerja dari cidera dan meminimalisasi bahkan menghindari kecelakaan kerja sehingga dapat mencegah/menghindari kerugian fatal pada peralatan kerja dan pekerja itu sendiri.

10 Poin Penting yang Harus Diketahui Tentang Safety Talk

Agar pelaksanaan safety talk di organisasi berjalan efektif, ada baiknya setiap supervisor memahami 10 poin penting mengenai safety talk di bawah ini:

1. Seberapa sering melakukan Safety Talk 

Safety Talk lebih baiknya dilakukan secara berkala, dalam artian memiliki periode waktu/jadwal yang telah ditentukan.  program safety talk seperti ini akan membuat pekerja menjadi terbiasa dan menjadikan pertemuan ini sebagai bagian dari rutinitas kerja.

2. Seberapa lama waktu melakukan Safety Talk? 

"Keep It Short & Simple (KISS)" adalah moto yang harus dipegang. Sampaikan pesan keselamatan dengan ringkas, padat, dan jelas. Durasi pelaksanaan safety talk idealnya berlangsung antara 5-15 menit. Sebagian besar supervisor melaksanakannya dalam waktu 10 menit.

3. Dimana lokasi yang tepat melaksanakan safety talk?

Pilihlah tempat yang nyaman dan bebas dari gangguan. Mungkin Anda tidak ingin para pekerja sulit berkonsentrasi dan melewatkan pesan keselamatan yang Anda sampaikan karena lokasi yang bising, lokasi terlalu panas atau dingin. Jadi, pastikan di tempat yang Anda pilih, semua pekerja yang hadir dapat mengikuti pertemuan dengan efektif.

4. Kapan waktu terbaik melaksanakan safety talk?

Pilihlah waktu yang tidak mengganggu aktivitas kerja dan dimana pikiran serta konsentrasi pekerja masih segar dan fokus. Pagi hari sebelum memulai pekerjaan adalah waktu yang tepat untuk melaksanakan safety talk.

5. Dimana lokasi yang tepat melaksanakan safety talk?

Pilihlah tempat yang nyaman dan bebas dari gangguan. Mungkin Anda tidak ingin para pekerja sulit berkonsentrasi dan melewatkan pesan keselamatan yang Anda sampaikan karena lokasi yang bising, lokasi terlalu panas atau dingin. Jadi, pastikan di tempat yang Anda pilih, semua pekerja yang hadir dapat mengikuti pertemuan dengan efektif.

6. Materi atau topik keselamatan apa yang sebaiknya dibahas?

Sebaiknya Anda memilih topik yang berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Dalam menentukan topik safety talk, Anda dapat mempertimbangkan beberapa hal berikut ini: Potensi bahaya apa yang terkait pekerjaan yang akan dilakukan, Kecelakaan kerja atau near misses apa yang sering atau pernah terjadi terkait pekerjaan yang akan dilakukan, Pedoman kerja yang berkaitan dengan pekerjaan yang akan dilakukan, Alat pelindung diri apa yang harus digunakan terkait pekerjaan yang akan dilakukan. Isu atau informasi terbaru mengenai K3 atau berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan juga bisa dijadikan bahan pertimbangan dalam menentukan topik safety talk. Misalnya, ada regulasi terbaru mengenai bekerja di ketinggian, jika hal itu berhubungan dengan pekerjaan yang akan Anda lakukan, Anda bisa menjadikan topik tersebut sebagai materi safety talk.

7. Berapa topik atau materi pembahasan yang sebaiknya disampaikan ? 

Topik pembahasan safety talk harus spesifik. Penyajian materi yang terlalu banyak hanya akan membuat suasana pertemuan jadi membosankan. Misalnya, Anda ingin membahas mengenai bahaya di tempat kerja, mungkin Anda bisa menentukan bahaya yang lebih spesifik seperti terjatuh atau bahaya terkena jatuhan benda dari atas dan cara pengendaliannya. Disarankan jumlahnya 1 - 3 materi atau topik yang akan disampaikan. 

8. Apakah boleh menggunakan alat bantu visual dalam penyampaian materi ? 

Tentu saja boleh. Alat bantu visual dalam sebuah presentasi bisa menjadi sarana yang ampuh dan efektif untuk meningkatkan dampak atau pengaruh terhadap audiensi (pekerja). Penggunaan kata dan visual yang sesuai bisa menguatkan pesan yang ingin disampaikan dalam presentasi. Untuk safety talk, Anda dapat menggunakan alat bantu visual berupa gambar, grafik, video, atau peralatan pendukung yang berhubungan dengan topik safety talk. 

9. Apakah supervisor harus mengajak para pekerja terlibat dalam diskusi ? 

Ya, Anda harus mengajak para pekerja untuk lebih aktif menyampaikan pendapat dan mengajukan pertanyaan dalam safety talk. Anda bisa meminta pendapat mereka mengenai topik yang dibahas. Selalu respons setiap pertanyaan yang diajukan oleh pekerja. Ini penting, bagaimanapun keaktifan pekerja dalam safety talk dapat mencerminkan kepedulian mereka mengenai penerapan K3 di tempat kerjanya.

10. Haruskah supervisor mendokumentasikan pelaksanaan dan kehadiran pekerja ? 

Ya, setiap pekerja yang menghadiri pertemuan harus menandatangani formulir safety talk yang telah disediakan. Anda sebagai supervisor juga harus membuat MOM (Minutes of Meeting) dari topik yang didiskusikan, termasuk keluhan, permasalahan, dan saran dari audiensi, serta pastikan Anda menindaklanjutinya. Follow up pertanyaan yang tidak bisa dijawab saat safety talk. Pastikan safety talk terdokumentasikan dengan baik, seperti foto pelaksanaan dan absensi pekerja yang hadir. Dokumentasi pelaksanaan safety talk dapat digunakan sebagai bukti bahwa pekerja telah mendapatkan informasi keselamatan secara spesifik, juga sebagai pedoman memberikan pelatihan kepada pekerja.

Download Template Safety Talk Form : https://goo.gl/bqt7ZH

Donwload Materi/Topik Safety Talk (ConocoPhilips) : https://goo.gl/5A9pTr

Share this post