Menerapkan Pendekatan Proses (Process Approach) dalam ISO 9001:2015

Beberapa hari yang lalu, saya pernah ditanya mengenai bagaimana kriteria suatu organisasi yang sudah menerapkan pendekatan proses (Process Approach) sesuai dengan ISO 9001;2015. Pertanyaan ini sangat menarik untuk didiskusikan, karena literatur yang disediakan oleh ISO pun tidak secara gamblang menjelaskan mengenai pendekatan proses. Pendekatan proses juga termasuk dalam 7 Prinsip Manajemen Mutu, dimana prinsip - prinsip tersebut adalah dasar penerapan standar sistem manajemen mutu.

Pada kesempatan ini, saya mencoba mendeskripsikan mengenai apa itu Pendekatan Proses (Process Approach) dan kriteria organisasi yang menerapkannya.

Sebelum lebih jauh membahas mengendai pendekatan proses, sebaiknya harus memahami dulu pengertian apa itu proses.

PROSES

Menurut ISO 9001:2015 (Quality Management System - Fundamental and Vocabulary) adalah serangkaian kegiatan yang saling terkait atau berinteraksi yang menggunakan masukan (input) untuk menghasilkan suatu hasil (output) yang dimaksudkan.

Konsep pendekatan proses secara sistematis memungkinkan organisasi untuk :

1. Memahami keterkaitan dan interaksi kegiatan-kegiatan didalamnya sebagai suatu proses, 
2. Memahami input (masukan) dalam suatu proses beserta persyaratan-persyaratan dan karakteristiknya
3. Memahami sumber daya yang dibutuhkan agar proses bisa berjalan dengan efektif dan efisien.
4. Memahami output (keluaran) dari suatu proses beserta persyaratan dan kualifikasi yang diharapkan.  

Misalnya :

Perusahaan Manufaktur yang memproduksi minyak goreng ingin menerapkan Standart Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001:2015). Tindakan pertama yang harus dilakukan adalah memahami 7 Prinsip Manajemen Mutu dan Menerapkannya. Salah satunya dengan menerapkan pendekatan proses dalam organisasinya.

Berikut akan coba saya jabarkan secara sederhana :

Organisasi perlu untuk menetapkan elemen - elemen dalam konsep pendekatan proses

Input ; Order Pelanggan

Sebagai inputan dalam suatu proses, organisasi harus memahami persyaratan-persyaratan yang ada pada order pelanggan (input) misalnya, spesifikasinya, kuantitasnya, kualitasnya, tanggal kirimnya, perlengkapan administrasinya, bahkan ada yang diminta sertifikasi produk, dsb.

Proses : Marketing, PPIC, Produksi (Pemurnian dan Fraksinasi), Gudang dsb.

organisasi harus mengidentifikasi proses yang terkait yang ada didalamnya untuk menerima input dan menghasilkan ouput. Identifikasi proses didalam oganisasi meliputi :

• Urutan dan interaksi proses - proses tersebut
• Menentukan dan menerapkan kriteria dan metode (Pemantauan, Pengukuran dan indikator kinerja) yang diperlukan untuk memastikan operasi dan pengendalian berjalan efektif
• Menentukan sumber daya yang dibutuhakan
• Menentukan tanggung jawab dan wewenang pada tiap proses
• Mengatasi resiko dan peluang yang timbul pada proses
• Mengevasluasi dan menerapkan perubahan yang dibutuhkan
• Meningkatkan proses dan sistem manajemen mutu

Core Process : Customer Order  → Marketing → PPIC → Produksi → Gudang Barang Jadi → Customer

Support Process : HRD, Purchasing, Gudang Bahan Baku, Maintenance, IT

Output : Produk Minyak Goreng

sebagai hasil dari suatu proses, output diharapkan sesuai dengan kriteria/persyaratan yang telah ditetapkan. Output merupakan objek yang akan diterima dan dinilai oleh pelanggan.

Dari gambaran diatas, diharapkan organisasi mampu mengidentifikasi apa yang menjadi input, bagaimana proses - prosesnya meliputi, metode, kriteria, pengendalian, sumber daya yang dibutuhkan, siapa yang bertanggung jawab pada tiap prosesnya dan output yang dihasilkan dari proses.

Sehingga implementasi sistem manajemen mutu bisa berjalan secara sistematis dan dapat diverifikasi dengan jelas.

Share this post