Cara Menerapkan PDCA (Plan - Do - Check - Action)

PDCA (PLAN - DO - CHECK - ACTION)

Istilah yang akan kita bahas kali ini tentu sudah tidak asing lagi, apalagi bagi yang pernah ikut pelatihan sistem manajemen mutu.  Siklus PDCA merupakan konsep yang menjelaskan suatu proses pemecahan masalah dengan empat langkah iteratif yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas untuk mencapai peningkatan secara terus - menerus.

Siklus PDCA pertama kali dipopulerkan oleh W. Edwards Deming, sehingga sampai saat ini sering juga disebut dengan istilah siklus Deming. Menurut ISO 9001:2015, Siklus PDCA memungkinkan sebuah organisasi untuk memastikan bahwa prosesnya memiliki sumber daya dan pengelolaan yang memadai, dan peluang untuk perbaikan ditentukan dan ditindaklanjuti.

Berikut ini penjelasan mengenai PDCA Cycle (Plan - Do - Check - Action) :

Plan

Menetapkan tujuan/sasaran dari sistem dan prosesnya, beserta sumber daya yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan dan kebijakan organisasi, dan mengidentifikasi dan menangani risiko dan peluang.

Do

Menerapkan apa yang telah ditetapkan dalam perencanaan

Check

memantau dan (jika memungkinkan) mengukur proses dan produk/jasa yang dihasilkan terhadap kebijakan, sasaran, persyaratan dan kegiatan yang direncanakan, dan melaporkan hasilnya.

Action

Mengambil tindakan untuk meningkatkan kinerja, sejauh yang dibutuhkan.

Untuk lebih memudahkan penerapan konsep siklus PDCA pada organisasi gambar diatas dapat menjelaskan bahwa siklus ini terus berputar bergerak secara simultan untuk memproses persaratan dari pelanggan sebagai input hingga muncul hasil (Output).

Di Negara Maju seperti Jepang, Amerika, Jerman dll, siklus PDCA ini sudah lama diterapkan. Efektifitas dari penerapan metode ini terletak pada komitmen dalam pelaksanaannya.

Secara penerapan, konsep ini bekerja terus berputar mulai dari pembuatan rencana hingga tindak lanjut dari evaluasi pelaksanaan dan menjadi dasar pembuatan perencanaan kembali. Plan (Perencanaan) merupakan kunci dasar siklus ini bisa berjalan baik. 

Contoh :

1. Apabila libur panjang kita hendak pergi ke beberapa tempat dengan jangka waktu 1 minggu, sebelum berangkat pasti kita akan merencanakan urut-urutan tempat yang akan dikunjungi. Lokasi mana yang akan pertama kali dikunjungi, kemudian selanjutnya dimana dan seterusnya. Karena apabila tidak, maka akan banyak terjadi pemborosan waktu, tenaga, dan bensin akibat jalannya yang bolak-balik tidak karuan. 
2. Apabila ada perusahaan kemasan pelastik (Packaging) yang telah menerima order sebanyak 3000 pcs botol plastik 500 mL. Perusahaan akan merencanakan kebutuhan bahan baku (Supplier, kuantitinya, spesifikasinya, pengiriman, harga, dll) , ketersediaan mesin (moulding, kapasitas mesin, kelayakan mesin, dll), ketersediaan SDM, dll. Apabila perencanaan sudah siap,  selanjutnya tinggal pelaksanaan sesuai dengan apa yang sudah ditetapkan dalam perencanaan. 

Konsep PDCA mampu diterapkan baik disegala bidang dan level, antara lain bidang Manufaktur, Jasa, Pemerintahan Dll baik dari segi level organisasi maupun level individu. 

Share this post