Penerapan 7 Prinsip Manajemen Mutu

Dalam penerapan sistem manajemen mutu (ISO 9001:2015), organisasi harus memahami 7 prinsip sistem manajemen mutu. 7 prinsip sistem manajemen mutu merupakan dasar dari standart sistem manajemen mutu. Sama halnya dengan negara Indonesia yang memiliki Undang-Undang Republik Indonesia yang mengacu pada nilai-nilai dasar Pancasila, 7 Prinsip Sistem Manajemen Mutu juga sebagai nilai dasar dari persyaratan-persyaratan yang ada didalam standart sistem manajemen mutu.

Berikut dijelaskan 7 Prinsip Manajemen Mutu, sebagai berikut :

1. Customer Focus (Fokus Pelanggan)
Tujuan utama dari penerapan sistem manajemen mutu ialah untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan berusaha untuk melebihi harapan pelanggan.
Kepercayaan pelanggan dan pihak - pihak yang berkepentingan merupakan hal harus dipelihara apabila suatu organisasi ingin sukses yang berkelanjutan.
Tindakan yang dapat dilakukan :

• Mengenali pelanggan secara langsung dan tidak langsung
• Memahami kebutuhan dan harapan saat ini dan yang akan datang
• Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan keseluruh organisasi
• Mengukur dan memantau kepuasan pelanggan dan mengambil tindakan yang sesuai
• Memelihara secara aktif hubungan dengan pelanggan 

2. Leadership (Kepemimpinan)
Leadership disini adalah pimpinan di seluruh tingkat yang menetapkan kesatuan tujuan dan arah serta menciptakan kondisi dimana orang dilibatkan dalam mencapai tujuan mutu organisasi.
Kesatuan tujuan mampu membuat organisasi bisa melaksanakan strategi dalam mencapai targetnya secara efektif dan efisien.
Tindakan yang dapat dilakukan :

• Mengkomunikasikan visi, misi, strategi, kebijakan dan proses organisasi ke seluruh organisasi
• Menggalakkan komitmen mutu ke seuruh organisasi
• Melengkapi orang-orang didalam organisasi dengan sumber daya yang dipersyaratkan, pelatihan dan otoritas untuk bertindak secara bertanggung jawab

3. Engagement of People (Perikatan Orang)
Untuk dapat mengelola dan membuat organisasi mampu untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, keterlibatan orang diseluruh tingkatan organisasi menjadi hal yang sangatlah penting.
Engagement disini memiliki arti yang lebih dari sekedar keterlibatan, namun organisasi perlu untuk adanya pengakuan, upaya  untuk pemberdayaan, kompetensi orang di semua tingkatan.
Tindakan yang dapat dilakukan :

• Mengkomunikasikan ke orang - orang untuk mendorong pemahaman pentingnya kontribusi individual mereka
• Memberdayakan orang untuk menentukan hambatan kinerja serta mengambil inisiatif 
• Mengenali dan mengakui akan kontribusi, pembelajaran, dan peningkatan orang.

4. Process Approach (Pendekatan Proses)
Pendekatan proses merupakan suatu konsep yang memungkinkan suatu organisasi mampu mencapai sasaran yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. Proses merupakan suatu usaha dimana terjadi perubahan inputan (Masukan/Feed) menjadi output (Hasil/Keluaran). Pemahaman bagaimana hasil itu dihasilkan oleh suatu sistem memungkinkan organisasi untuk dapat mengoptimalkan sistem dan kinerjanya.
Tindakan yang dapat dilakukan :

• Menetapkan sasaran/target dari sistem dan proses yang diperlukan
• Menetapkan kewenangan, tanggung jawab dan akuntabilitas dalam mengelola proses
• Menetapkan proses yang saling terkait dan menganalisa dampak modifikasi untuk proses secara individual dan pada sistem secara keseluruhan
• Mengelola resiko yang dapat mempengaruhi keluaran proses

5. Improvement (Peningkatan)
Peningkatan merupakan hal yang penting bagi organisasi untuk memelihara level kinerja saat ini dan untuk merespon terhadap perubahan kondisi internal maupun eksternal dan mencipatakan peluang baru.
Tindakan yang dapat dilakukan :

• Mensosialisasikan penetapan peningkatan sasaran/target diseluruh tingkat organisasi
• Menelusuri, meninjau serta mengaudit perencanaan, penerapan, penyelesaian dan hasil proyek peningkatan
• Mengintegrasikan pertimbangan untuk peningkatan ke dalam pengembangan baru atau mondifikasi produk dan jasa, serta proses.

6. Evidence Based Decision Making (Pengambilan Keputusan dengan Dasar Bukti)
Keputusan yang dihasilkan dari mempertimbangkan hasil analisa dan evaluasi data serta informasi lebih memungkinkan organisasi untuk memperoleh hasil yang diharapkan.
Tindakan yang dapat dilakukan :

• Menentukan, mengukur dan meninjau indikator kunci guna menunjukkan kinerja organisasi
• Membuat semua data yang dibutuhkan tersedia bagi orang yang relevan
• Memastikan akurasi data dan informasi yang mencukupi, aman dan dipercaya
• Menganalisa dan mengevaluasi data serta informasi menggunakan metode yang tepat
• Membuat keputusan dan engambil tindakan berdasarkan bukti

7. Relationship Management (Manajemen Relasi)
Kesuksesan organisasi dapat dicapai apabila organisasi mampu untuk mengelola hubungannya dengan pihak - pihak yang berkepentingan yang relevan.
Pihak berkepentingan yang relevan misalnya penyedia/supplier memiliki pengaruh terhadap kinerja organisasi. Dalam rangka mengoptimalkan dampak mereka dalam mempangaruhi kinerja organisasi, manajemen relasi dengan penyedia maupun jaringan mitra kerja lainnya sangatlah penting.
Tindakan yang dapat dilakukan :

• Mengelola dengan baik pihak yang berkepentingan (misalnya, supplier, investor, pekerja, mitra pelanggan, masyarakat) dan relasi mereka dengan organisasi
• Mengukur kinerja dan memberikan umpan balik kinerja ke pihak berkepentingan yang relevan
• Menetapkan kegiatan kerjasama pengembangan dan peningkatan bersama supplier, mitra dan pihak berkepentingan lainnya
• Menentukan dan membuat prioritas relasi dengan pihak berkepentingan yang perlu untuk dikelola

7 Prinsip Manajemen Mutu akan lebih mudah diingat dengan disingkat (C - L - E - P - I - E - R)
CLEPIER (CUSTOMER FOCUS - LEADERSHIP - ENGAGEMENT OF PEOPLE - PROCESS APPROACH - IMPROVEMENT - EVIDENCE BASED DECISION MAKING - RELATIONSHIP MANAGEMENT)

Salam Sukses
Terima kasih

Share this post