Menerapkan Pendekatan Proses (Process Approach) dalam ISO 9001:2015

Beberapa hari yang lalu, saya pernah ditanya mengenai bagaimana kriteria suatu organisasi yang sudah menerapkan pendekatan proses (Process Approach) sesuai dengan ISO 9001;2015. Pertanyaan ini sangat menarik untuk didiskusikan, karena literatur yang disediakan oleh ISO pun tidak secara gamblang menjelaskan mengenai pendekatan proses. Pendekatan proses juga termasuk dalam 7 Prinsip Manajemen Mutu, dimana prinsip - prinsip tersebut adalah dasar penerapan standar sistem manajemen mutu.

Pada kesempatan ini, saya mencoba mendeskripsikan mengenai apa itu Pendekatan Proses (Process Approach) dan kriteria organisasi yang menerapkannya.

Sebelum lebih jauh membahas mengendai pendekatan proses, sebaiknya harus memahami dulu pengertian apa itu proses.

PROSES

Menurut ISO 9001:2015 (Quality Management System - Fundamental and Vocabulary) adalah serangkaian kegiatan yang saling terkait atau berinteraksi yang menggunakan masukan (input) untuk menghasilkan suatu hasil (output) yang dimaksudkan.

Konsep pendekatan proses secara sistematis memungkinkan organisasi untuk :

1. Memahami keterkaitan dan interaksi kegiatan-kegiatan didalamnya sebagai suatu proses, 
2. Memahami input (masukan) dalam suatu proses beserta persyaratan-persyaratan dan karakteristiknya
3. Memahami sumber daya yang dibutuhkan agar proses bisa berjalan dengan efektif dan efisien.
4. Memahami output (keluaran) dari suatu proses beserta persyaratan dan kualifikasi yang diharapkan.  

Misalnya :

Perusahaan Manufaktur yang memproduksi minyak goreng ingin menerapkan Standart Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001:2015). Tindakan pertama yang harus dilakukan adalah memahami 7 Prinsip Manajemen Mutu dan Menerapkannya. Salah satunya dengan menerapkan pendekatan proses dalam organisasinya.

Berikut akan coba saya jabarkan secara sederhana :

Organisasi perlu untuk menetapkan elemen - elemen dalam konsep pendekatan proses

Input ; Order Pelanggan

Sebagai inputan dalam suatu proses, organisasi harus memahami persyaratan-persyaratan yang ada pada order pelanggan (input) misalnya, spesifikasinya, kuantitasnya, kualitasnya, tanggal kirimnya, perlengkapan administrasinya, bahkan ada yang diminta sertifikasi produk, dsb.

Proses : Marketing, PPIC, Produksi (Pemurnian dan Fraksinasi), Gudang dsb.

organisasi harus mengidentifikasi proses yang terkait yang ada didalamnya untuk menerima input dan menghasilkan ouput. Identifikasi proses didalam oganisasi meliputi :

• Urutan dan interaksi proses - proses tersebut
• Menentukan dan menerapkan kriteria dan metode (Pemantauan, Pengukuran dan indikator kinerja) yang diperlukan untuk memastikan operasi dan pengendalian berjalan efektif
• Menentukan sumber daya yang dibutuhakan
• Menentukan tanggung jawab dan wewenang pada tiap proses
• Mengatasi resiko dan peluang yang timbul pada proses
• Mengevasluasi dan menerapkan perubahan yang dibutuhkan
• Meningkatkan proses dan sistem manajemen mutu

Core Process : Customer Order  → Marketing → PPIC → Produksi → Gudang Barang Jadi → Customer

Support Process : HRD, Purchasing, Gudang Bahan Baku, Maintenance, IT

Output : Produk Minyak Goreng

sebagai hasil dari suatu proses, output diharapkan sesuai dengan kriteria/persyaratan yang telah ditetapkan. Output merupakan objek yang akan diterima dan dinilai oleh pelanggan.

Dari gambaran diatas, diharapkan organisasi mampu mengidentifikasi apa yang menjadi input, bagaimana proses - prosesnya meliputi, metode, kriteria, pengendalian, sumber daya yang dibutuhkan, siapa yang bertanggung jawab pada tiap prosesnya dan output yang dihasilkan dari proses.

Sehingga implementasi sistem manajemen mutu bisa berjalan secara sistematis dan dapat diverifikasi dengan jelas.

Share this post

DOWNLOAD STANDART ISO 17025:2005

ISO/IEC 17025 adalah standar persyaratan kompetensi untuk laboratorium. Persyaratan-persyaratan yang diminta bersifat umum untuk berbagai jenis dan ukuran organisasi yang melakukan pengujian dan/ atau kalibrasi. Ruang lingkup standar ini mencakup pengujian dan kalibrasi dengan metode baku, metode baku, dan metode yang dikembangkan oleh laboratorium sendiri.

Judul lengkap standar ini adalah ISO/IEC 17025 General requirements for the competence of testing and calibration laboratories. Komite Akreditasi Nasional menterjemahkan dengan judul ISO/IEC 17025 Persyaratan Umum Kompetensi Laboratorium Pengujian dan Laboratorium Kalibrasi.

Standar Internasional ini ditujukan untuk membantu laboratorium dalam mengembangkan sistem manajemen mutu, baik secara administratif maupun kegiatan teknis. Penerapan yang baik terhadap standar internasional ini dapat memberikan konfirmasi terhadap kompetensi laboratorium di mata pelanggan, regulator, dan publik pada umumnya. Laboratorium dapat melakukan akreditasi –sebagai bentuk pengakuan formal atas kemampuannya memperagakan kompetensinya berdasarkan ISO/IEC 17025.

Download Standart ISO 17025:2005 (Indonesia Versi)

Share this post

DOWNLOAD STANDART ISO 9000:2015

ISO 9000:2015 mendeskripsikan mengenai konsep dan prinsip dasar manajemen mutu secara general untuk hal-hal berikut :

1. Organisasi yang meencari sukses berkelanjutan melalui penerapan sistem manajemen mutu;
2. pelanggan yang mencari kepercayaan pada kemampuan organisasi untuk secara konsisten menyediakan produk dan layanan yang sesuai dengan kebutuhan mereka;
3. Organisasi yang mencari kepercayaan dalam rantai pasokan mereka bahwa persyaratan produk dan layanan mereka akan terpenuhi;
4. Organisasi dan pihak yang berkepentingan yang berusaha memperbaiki komunikasi melalui pemahaman umum tentang kosakata yang digunakan dalam manajemen mutu;
5. Organisasi yang melakukan penilaian kesesuaian terhadap persyaratan ISO 9001;
6. Penyedia pelatihan, penilaian atau saran dalam manajemen mutu;
7. Pengembang standar terkait

Download standart ISO 9000:2015 (English)

Download standart ISO 9000:2015 (SNI - Bahasa Indonesia)

Share this post

Penerapan 7 Prinsip Manajemen Mutu

Dalam penerapan sistem manajemen mutu (ISO 9001:2015), organisasi harus memahami 7 prinsip sistem manajemen mutu. 7 prinsip sistem manajemen mutu merupakan dasar dari standart sistem manajemen mutu. Sama halnya dengan negara Indonesia yang memiliki Undang-Undang Republik Indonesia yang mengacu pada nilai-nilai dasar Pancasila, 7 Prinsip Sistem Manajemen Mutu juga sebagai nilai dasar dari persyaratan-persyaratan yang ada didalam standart sistem manajemen mutu.

Berikut dijelaskan 7 Prinsip Manajemen Mutu, sebagai berikut :

1. Customer Focus (Fokus Pelanggan)
Tujuan utama dari penerapan sistem manajemen mutu ialah untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan berusaha untuk melebihi harapan pelanggan.
Kepercayaan pelanggan dan pihak - pihak yang berkepentingan merupakan hal harus dipelihara apabila suatu organisasi ingin sukses yang berkelanjutan.
Tindakan yang dapat dilakukan :

• Mengenali pelanggan secara langsung dan tidak langsung
• Memahami kebutuhan dan harapan saat ini dan yang akan datang
• Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan keseluruh organisasi
• Mengukur dan memantau kepuasan pelanggan dan mengambil tindakan yang sesuai
• Memelihara secara aktif hubungan dengan pelanggan 

2. Leadership (Kepemimpinan)
Leadership disini adalah pimpinan di seluruh tingkat yang menetapkan kesatuan tujuan dan arah serta menciptakan kondisi dimana orang dilibatkan dalam mencapai tujuan mutu organisasi.
Kesatuan tujuan mampu membuat organisasi bisa melaksanakan strategi dalam mencapai targetnya secara efektif dan efisien.
Tindakan yang dapat dilakukan :

• Mengkomunikasikan visi, misi, strategi, kebijakan dan proses organisasi ke seluruh organisasi
• Menggalakkan komitmen mutu ke seuruh organisasi
• Melengkapi orang-orang didalam organisasi dengan sumber daya yang dipersyaratkan, pelatihan dan otoritas untuk bertindak secara bertanggung jawab

3. Engagement of People (Perikatan Orang)
Untuk dapat mengelola dan membuat organisasi mampu untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, keterlibatan orang diseluruh tingkatan organisasi menjadi hal yang sangatlah penting.
Engagement disini memiliki arti yang lebih dari sekedar keterlibatan, namun organisasi perlu untuk adanya pengakuan, upaya  untuk pemberdayaan, kompetensi orang di semua tingkatan.
Tindakan yang dapat dilakukan :

• Mengkomunikasikan ke orang - orang untuk mendorong pemahaman pentingnya kontribusi individual mereka
• Memberdayakan orang untuk menentukan hambatan kinerja serta mengambil inisiatif 
• Mengenali dan mengakui akan kontribusi, pembelajaran, dan peningkatan orang.

4. Process Approach (Pendekatan Proses)
Pendekatan proses merupakan suatu konsep yang memungkinkan suatu organisasi mampu mencapai sasaran yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. Proses merupakan suatu usaha dimana terjadi perubahan inputan (Masukan/Feed) menjadi output (Hasil/Keluaran). Pemahaman bagaimana hasil itu dihasilkan oleh suatu sistem memungkinkan organisasi untuk dapat mengoptimalkan sistem dan kinerjanya.
Tindakan yang dapat dilakukan :

• Menetapkan sasaran/target dari sistem dan proses yang diperlukan
• Menetapkan kewenangan, tanggung jawab dan akuntabilitas dalam mengelola proses
• Menetapkan proses yang saling terkait dan menganalisa dampak modifikasi untuk proses secara individual dan pada sistem secara keseluruhan
• Mengelola resiko yang dapat mempengaruhi keluaran proses

5. Improvement (Peningkatan)
Peningkatan merupakan hal yang penting bagi organisasi untuk memelihara level kinerja saat ini dan untuk merespon terhadap perubahan kondisi internal maupun eksternal dan mencipatakan peluang baru.
Tindakan yang dapat dilakukan :

• Mensosialisasikan penetapan peningkatan sasaran/target diseluruh tingkat organisasi
• Menelusuri, meninjau serta mengaudit perencanaan, penerapan, penyelesaian dan hasil proyek peningkatan
• Mengintegrasikan pertimbangan untuk peningkatan ke dalam pengembangan baru atau mondifikasi produk dan jasa, serta proses.

6. Evidence Based Decision Making (Pengambilan Keputusan dengan Dasar Bukti)
Keputusan yang dihasilkan dari mempertimbangkan hasil analisa dan evaluasi data serta informasi lebih memungkinkan organisasi untuk memperoleh hasil yang diharapkan.
Tindakan yang dapat dilakukan :

• Menentukan, mengukur dan meninjau indikator kunci guna menunjukkan kinerja organisasi
• Membuat semua data yang dibutuhkan tersedia bagi orang yang relevan
• Memastikan akurasi data dan informasi yang mencukupi, aman dan dipercaya
• Menganalisa dan mengevaluasi data serta informasi menggunakan metode yang tepat
• Membuat keputusan dan engambil tindakan berdasarkan bukti

7. Relationship Management (Manajemen Relasi)
Kesuksesan organisasi dapat dicapai apabila organisasi mampu untuk mengelola hubungannya dengan pihak - pihak yang berkepentingan yang relevan.
Pihak berkepentingan yang relevan misalnya penyedia/supplier memiliki pengaruh terhadap kinerja organisasi. Dalam rangka mengoptimalkan dampak mereka dalam mempangaruhi kinerja organisasi, manajemen relasi dengan penyedia maupun jaringan mitra kerja lainnya sangatlah penting.
Tindakan yang dapat dilakukan :

• Mengelola dengan baik pihak yang berkepentingan (misalnya, supplier, investor, pekerja, mitra pelanggan, masyarakat) dan relasi mereka dengan organisasi
• Mengukur kinerja dan memberikan umpan balik kinerja ke pihak berkepentingan yang relevan
• Menetapkan kegiatan kerjasama pengembangan dan peningkatan bersama supplier, mitra dan pihak berkepentingan lainnya
• Menentukan dan membuat prioritas relasi dengan pihak berkepentingan yang perlu untuk dikelola

7 Prinsip Manajemen Mutu akan lebih mudah diingat dengan disingkat (C - L - E - P - I - E - R)
CLEPIER (CUSTOMER FOCUS - LEADERSHIP - ENGAGEMENT OF PEOPLE - PROCESS APPROACH - IMPROVEMENT - EVIDENCE BASED DECISION MAKING - RELATIONSHIP MANAGEMENT)

Salam Sukses
Terima kasih

Share this post